De ambities zijn richting gevend in ons doen en laten. We streven naar goede dienstverlening en hier is onze bedrijfsvoering ook op gericht. In deze paragraaf gaan we vertellen hoe we dit in 2017 hebben gedaan. Uiteraard tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding.

Personeel
Medewerkers zijn de succesfactor én het visitekaartje van onze gemeente. Wij willen dan ook een aantrekkelijke werkgever zijn, zodat zij zich zo goed mogelijk inzetten voor het realiseren van de gemeentelijke ambities.

De samenleving verandert, de rol van onze gemeente verandert en daarmee ook onze medewerkers.

Daarom zijn we bezig met:

• Het doel van ons werk. Bij alles wat we doen stellen we ons de vraag waarom we het doen.
• Het (door)ontwikkelen van ons personeel.
• Iedereen doet mee, diversiteit is kenmerkend voor ons personeelsbestand. Competenties doen er toe, niet geslacht, leeftijd, herkomst of handicap.

Een moderne organisatie met zowel vast als flexibel personeel. Hierbij kunnen we inspelen op actuele ontwikkelingen.

Jaarrekening 2017:
In mei 2017 heeft er een medewerkersonderzoek plaatsgevonden. Hierdoor weten we waar de sterke- en verbeterpunten zitten. Hiermee zijn we als organisatie aan de slag gegaan. De uitwerking krijgt een vervolg in 2018. In 2019 vindt er een nieuw medewerkersonderzoek plaats om te toetsten of de activiteiten tot verbetering hebben geleid .

Dat de rol van de gemeente verandert is al een aantal jaar bekend. Het budget voor opleiding van het personeel in 2017 is volledig ingezet. Dit is gebruikt om onder andere de vakkennis van medewerkers op peil te houden. Regionaal is er ingezet op de ontwikkeling van vaardigheden en competenties onder andere via 'de Meester in je werk-week 2017.' Het A en O fonds gemeenten heeft hier een bijdrage aan geleverd. Berg en Dal heeft actief meegewerkt.

Formatie(onderzoek)
Met de herindeling is een belangrijke financiële bezuiniging op de organisatie van 5% van de totale loonsom gerealiseerd. Voor 2017 is de geraamde formatie 182 fte. Dat is één fte meer dan de raming van 2016.
De belangrijkste veranderingen in de personeelsformatie tussen 2016 en 2017 zijn:

• In 2016 zijn de taken rondom ICT en Werk opgepakt in de regio. De medewerkers zijn overgegaan van onze organisatie naar de regionale samenwerking: het Werkbedrijf en de iRvN ( ICT Rijk van Nijmegen). Dit gaat om 7,6 fte minder.
• Binnen het sociaal domein zijn een aantal medewerkers die eerder op inhuurbasis werkten, in dienst genomen. Hierdoor stijgt de formatie. Het gaat om 4,45 fte. Deze formatie werd en wordt betaald uit budgetten die voor het Sociaal Domein gereserveerd waren
• Door een grote toename van het aantal klanten binnen de Participatiewet is er meer formatie nodig. Het gaat om 2 fte extra.
• Tenslotte is op verschillende afdelingen de (geraamde) formatie, waarmee we bij de herindeling zijn gestart, aangepast aan de feitelijke omstandigheden. Dit gaat om 2,15 fte. De kosten daarvan passen binnen bestaande budgetten en/of worden betaald uit de flexibele schil (zie hieronder).

Wij vinden het van belang om de formatie regelmatig te monitoren en af te stemmen op de omvang en het takenpakket van de gemeente. Eind 2016 voert het college daarom een scan uit om onze formatie te vergelijken met die van andere gemeenten.

Stand van zaken voorjaar 2017
We hebben een start gemaakt met de benchmark. Met de benchmark onderzoeken we de verhouding tussen het takenpakket en de omvang van de organisatie. De uitkomsten vergelijken we met andere gemeentelijke organisaties. We zijn in het eerste kwartaal gestart en ronden het onderzoek voor de zomer af.

Jaarrekening 2017:
In 2017 is de benchmark uitgevoerd. In dit onderzoek zijn de formatie en kosten vergeleken met een aantal andere gemeenten, de referentiegroep. Als organisatie in het geheel scoren we in de kosten prima. We zitten namelijk 1% onder het gemiddelde van de referentiegroep. Maar op verschillende clusters zitten onderling verschillen. De hoogste en laagste scores ten opzichte van het gemiddelde van de referentiegroep onderzoeken we verder in 2017-2018.

Flexibele schil
De totale formatie is afgestemd op de omvang van de taken die de gemeente uitvoert. Om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen en niet voortdurend een beroep te hoeven doen op extra (belasting)gelden, is een flexibele organisatie nodig. Een gedeelte van de formatie (± 15 fte) is daarom flexibel. Op deze manier creëren we een moderne organisatie.

Stand van zaken voorjaar 2017
Aan het begin van 2017 was 40% van de flexibele schil ingevuld. Na het eerste kwartaal 2017 is er nog 35% beschikbaar. Dit is inclusief de reserveringen voor het generatiepact en de trainees.  

Jaarrekening 2017:
Externe ontwikkelingen die in 2017 tijdelijk extra aandacht hebben gekregen zijn:

• de voorbereidingen op de wet op de Privacy. Deze wet treedt in mei 2018 in werking.
• meer aandacht voor bestuurscommunicatie, het gebruik van social media en profilering van onze gemeente
• inkoop, waaronder het inrichten van een bedrijvenregister Berg en Dal
• de ontwikkelingen op de nieuwe taken binnen de WMO/ sociaal domein.

Daarnaast is ingespeeld op ontwikkelingen binnen de organisatie waaronder de voorbereiding van de inrichting van een Klant Contact Centrum (KCC) voor Berg en Dal.

Duurzaam inzetbaar personeel
De maatschappelijke ontwikkelingen vragen nieuwe of andere vaardigheden van onze medewerkers. Daarnaast is de leeftijdsopbouw van de huidige organisatie aanleiding om  aandacht te besteden aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Daarom doen we verschillende dingen:

• We zetten in op verjonging van ons personeelsbestand o.a. door het invoeren van het generatiepact en het werken met trainees

• We onderzoeken nieuwe mogelijkheden rondom scholing en opleiding, om alle medewerkers in staat te stellen zich te ontwikkelen waar nodig.
• We stimuleren een gezonde en fitte levensstijl.
• Het is belangrijk dat medewerkers flexibel zijn. Daarom geven we de medewerkers kansen om door te stromen naar nieuwe of andere functies, binnen of buiten onze organisatie.
• We werken mee aan werkervaringsplaatsen daar waar mogelijk.

Jaarrekening 2017:
Er is blijvende aandacht voor werkervaringsplaatsen binnen de organisatie. Deze werkervaringsplaatsen bestaan uit werkplekken/taalstages voor statushouders. De gemeente Berg en Dal biedt werkervaringsplaatsen voor maximaal 1 jaar. Dit doen we om deze medewerkers een opstap te geven richting een vaste of tijdelijke baan.

Binnen de organisatie is een werkgroep gezond en fit actief. Deze werkgroep heeft aandacht voor gezonde voeding, een gezonde leefstijl, beweging en bewustwording. De aandacht geven we onder andere in de vorm van activiteiten, workshops en voorlichtingsbijeenkomsten.

Generatiepact
De medewerkers van de gemeente Berg en Dal hebben een hoge gemiddelde leeftijd. Er is weinig uitstroom van oudere medewerkers en weinig instroom van jonge medewerkers. Dit beeld is gelijk aan het landelijke beeld. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviseert gemeenten hiertegen maatregelen te treffen. De gemeente Berg en Dal heeft dit advies gevolgd. In 2016 is de invoering van het zogenaamde generatiepact voorbereid en vanaf 2017 kunnen medewerkers hier gebruik van maken. Het generatiepact houdt in dat we oudere medewerkers de mogelijkheid geven om minder te gaan werken. Hierdoor ontstaat er ruimte om jonge medewerkers aan te nemen. Een bijkomend voordeel van de regeling is dat oudere medewerkers - totdat ze met pensioen gaan - hun kennis geleidelijk kunnen overdragen aan de jongere medewerkers.

Stand van zaken voorjaar 2017
Vanaf januari kunnen medewerkers deelnemen aan het generatiepact. Tot nu maken er 13 medewerkers gebruik van het generatiepact. 80% van de deelnemers kiest ervoor om één dag in de week minder te werken, 20% voor twee dagen. De ruimte die hierdoor ontstaat vullen we in met jonge nieuwe medewerkers. Inmiddels zijn er vier jonge nieuwe collega’s gestart.

Jaarrekening 2017:
In 2017 zijn in totaal 29 medewerkers benadert om mee te doen met het generatiepact. Vanaf 60 jaar kan een medewerker deelnemen aan de regeling. In 2017 hebben er in totaal 15 medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact. Medewerkers kunnen meedoen tot en met 2019. Dan evalueren we de regeling en bepalen we of het generatiepact na 2019 doorloopt.

Herbezetting
Het doel van het generatiepact is dat het de instroom van medewerkers onder de 30 jaar toeneemt. Momenteel zijn er 4 medewerkers geworven met behulp van de financiële middelen uit het generatiepact. Door de bewustwording die het generatiepact met zich mee brengt zijn er in de organisatie meer jongeren aangetrokken.

Trainees
Zoals hierboven vermeld is er weinig instroom van jongeren. Naast het generatiepact bekijken we de mogelijkheden om trainees in te zetten. Dit zijn jonge, net afgestudeerde medewerkers die met een frisse blik, korte opdrachten voor ons uitvoeren. Hierdoor halen we nieuwe kennis in huis en blijft er minder werk liggen. We gaan samenwerken met gemeenten in de regio. Hierdoor maken we minder kosten, en we zijn als overheid beter zichtbaar voor werkzoekenden in de regio. Ook kunnen we op deze manier gebruik maken van kennis die de trainee opgedaan heeft bij een andere regiogemeente.

Stand van zaken voorjaar 2017
In 2016 is het regionaal traineeship opgezet. Begin 2017 zijn de trainees geworven. In april starten elf trainees bij negen verschillende gemeenten in de regio. In twee jaar tijd gaan zij drie opdrachten bij drie verschillende organisaties uitvoeren. Berg en Dal heeft één plaats voor een trainee vrijgemaakt. Hierdoor halen wij nieuwe kennis in huis, werken we regionaal samen en bieden we jongeren kansen.

Jaarrekening 2017:
Het Gelders Traineeship is in gang gezet. In totaal zijn er 11 trainees actief, verdeeld over 9 deelnemende gemeenten. De deelnemende organisaties zijn: Werken in Gelderland en de gemeenten Lochem, Zutphen, Rheden, Ede, Arnhem, Overbetuwe, Lingewaard en Berg en Dal.  

De bedoeling van het Gelders Traineeship is dat de trainees in 2 jaar, 3 opdrachten van ieder 8 maanden uitvoeren. Iedere opdracht wordt in een andere organisatie uitgevoerd. Door het succes van dit traineeship zijn we bezig om met een tweede groep trainees te starten in januari 2019.

Participatiebanen
Wij vinden dat wij als gemeente een maatschappelijk voorbeeld zijn om als werkgever ieder een kans te geven om aan het werk te zijn. Daarom creëren wij de komende jaren participatiebanen. Dit zijn extra banen voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Door een fysieke of psychische beperking is het voor deze mensen vaak niet mogelijk om een volledige functie uit te voeren binnen een organisatie. Om deze mensen een plaats te geven binnen de organisatie maken wij functies die anders niet ingevuld zouden worden. Hierover zijn landelijk en regionaal afspraken gemaakt. Het gaat om structurele werkzaamheden die anders niet of beperkt uitgevoerd worden. Door deze extra banen neemt onze formatie de komende jaren toe. Wij streven naar 10 participatiebanen in 2020.

Stand van zaken voorjaar 2017
In 2016 hebben we drie participatiebanen gecreëerd en in 2017 breiden we dit verder uit.

Jaarrekening 2017:
De organisatie loopt op schema. In 2017 waren er vijf medewerkers werkzaam voor onze organisatie die onder de participatiewetgeving vallen. De verdeling is als volgt:

• Afdeling Openbare Ruimte, cluster Buitendienst: 3 medewerkers
• Afdeling Bedrijfsvoering, cluster Financiën: 1 medewerker
• Afdeling Beleid, cluster Ruimte: 1 medewerker

Wij willen een betrouwbare en service verlenende organisatie zijn. Hierbij luisteren we goed naar de klant en bieden we waar nodig maatwerk aan. Onze omgeving verandert voortdurend. Daarom moeten wij als moderne organisatie ons werk hierop aanpassen.  

Regiegemeente
Wij hebben gekozen voor een groeipad naar een regiegemeente. Bij een regiegemeente doen we niet meer al het werk zelf, maar is onze invloed wel zichtbaar.  Wij richten ons vooral op het stellen van kaders (ontwikkeling van beleid “in eigen huis”), het voeren van regie op processen en de uitvoering van kerntaken. Uitvoeringstaken worden steeds meer aan partners overgelaten, waarbij sommige taken zijn afgestoten en andere taken onder verantwoordelijkheid en regie van de gemeente worden uitgevoerd. We monitoren hierbij op prijs en kwaliteit. In de afgelopen jaren zijn tal van concrete mogelijkheden van uitbesteding en regionale samenwerking onderzocht en concreet aangegaan.

• Inmiddels nemen we deel aan de belastingsamenwerking in Beuningen, via het belastingkantoor Munitax,
• Daarnaast hebben we de brandweer geregionaliseerd in de Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ),  
• Ook zijn de Wabotaken ondergebracht bij de omgevingsdienst regio Nijmegen (ODRN).
• Tenslotte is de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR), waaronder het regionale Werkbedrijf en de regionale samenwerking op het gebied van ICT (iRvN), inmiddels van start gegaan. Onze medewerkers van het cluster Werk en het cluster ICT zijn per 1 april 2016 in dienst van deze nieuwe organisatie gekomen.

Jaarrekening 2017:
Op het gebied van informatiemanagement werken we samen met de gemeenten Beuningen en Heumen. Deze samenwerking heet BHBD (Beuningen, Heumen, Berg en Dal). We kijken naar het delen van applicaties. Daarnaast geven we gezamenlijk invulling aan de functies van Chief Information Security Officer (CISO), Information Security Officer (ISO) en Functionaris Gegevensbescherming. De samenwerking heeft nog geen vaste vorm gekregen, maar in de toekomst kan dat wel gebeuren. Voorop blijft staan dat onze inwoner een goede dienstverlening krijgt.

Resultaat gedreven werken
We willen een betrouwbare partner zijn voor onze inwoners en bedrijven. Het college maakt daarvoor beleid en formuleert duidelijke doelstellingen. Het college en onze organisatie gaan aan de slag om deze doelstellingen voor u te realiseren. Dat betekent concrete resultaten leveren. Daarbij luisteren wij naar u en laten wij meer ruimte voor maatwerk en vertrouwen we op het vakmanschap van onze medewerkers. Hierbij is het te behalen resultaat leidend. Door middel van opleiding en training voor onze medewerkers stimuleren wij deze manier van resultaat gedreven en klantvriendelijk werken.

Jaarrekening 2017:
Eén van de onderdelen van resultaat gedreven werken is onze telefonische bereikbaarheid.
In maart 2017 heeft de gemeente daar onderzoek naar gedaan. Uit het onderzoek bleek dat die bereikbaarheid onvoldoende was. Sindsdien werken we er hard aan om die te verbeteren. De aanpak heeft zich in 2017 voornamelijk gericht op techniek, de organisatie, instructie en discipline. Een volgend onderzoek in het voorjaar van 2018 zal uitwijzen of deze aanpak heeft geleid tot verbetering van de telefonische bereikbaarheid.

Klare Taal
Onze dienstverlening bestaat vaak uit geschreven teksten, zowel op papier als digitaal. We versturen veel brieven en geven voorlichting via folders en de website. In 2016 hebben we onderzoek gedaan naar ons taalniveau. Hieruit blijkt dat een groot deel van onze teksten niet makkelijk te lezen is. Daarom zijn we gestart met het project ‘Klare Taal’. Alle medewerkers hebben trainingen gevolgd en er zijn taalcoaches aangesteld. In 2017 gaan we hiermee verder en worden de brieven omgezet in klare taal. Wij willen dat onze teksten begrijpelijk, duidelijk en prettig leesbaar zijn. Wij hebben ons best gedaan om ook in deze begroting in klare taal te schrijven.

Stand van zaken voorjaar 2017
We schrijven steeds meer geschreven teksten in klare taal.

Jaarrekening 2017:
Ook de afdeling Sociale Zaken (cluster Inkomen) is in 2017 gestart met het herschrijven van alle beschikkingen in klare taal. Onze taalcoaches bespreken maandelijks de voortgang van dit project.

Administratieve organisatie
De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten functioneren. Het accountantskantoor Baker Tilly Berk controleert onze administratieve organisatie en adviseert hierover. Wij bespreken de adviezen regelmatig in één van onze raadscommissies, de auditcommissie. Op basis van de bevindingen van de accountant stelt het college jaarlijks een plan op, waarin we aangeven hoe we omgaan met deze adviezen. De zorg- en WMO-taken zijn op dit moment een belangrijk aandachtspunt. Het blijkt dat de gemeenten, de Sociale Verzekeringsbank en de zorgaanbieders de interne controle nog onvoldoende op elkaar hebben afgestemd. Dit willen we zo snel mogelijk verbeteren.

Stand van zaken voorjaar 2017
De interim-controle 2017 vindt plaats in het najaar van 2017. De managementletter die hieruit volgt, bespreken we eind dit jaar met de auditcommissie. Dan bespreken we ook de acties die we hebben genomen om de aanbevelingen en opmerkingen van de accountant op te volgen.

Jaarrekening 2017:
De adviezen van de accountant die bijdragen aan onze ambities volgen we op.
In 2017 hebben we vijf aanbevelingen van de accountant afgerond. Dit zijn vooral aanbevelingen op de processen rondom het sociaal domein. De accountant heeft ook nieuwe adviezen gegeven. Deze adviezen bekijken we in 2018 en volgen we waar mogelijk op.

Informatiebeveiliging en privacy

De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor inwoners en bedrijven. Wij gaan daarom zorgvuldig om met gegevens van inwoners en organisaties. Dat is ook belangrijk nu we steeds vaker werken met digitale informatie. Digitale informatie is eenvoudig te kopiëren en te verspreiden. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt, is aandacht nodig voor informatiebeveiliging. Daarom zijn er landelijke veiligheidseisen opgesteld, de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Onze gemeente moet aan deze veiligheidseisen voldoen.

Om te bepalen of een inwoner recht heeft op een uitkering maken wij bijvoorbeeld gebruik van gegevens over het arbeidsverleden en het loon van deze inwoner. Deze gegevens zijn opgeslagen in het landelijke systeem Suwinet. Om Suwinet veilig te kunnen gebruiken moet een gemeente aan een aantal landelijke normen voldoen. Onze gemeente voldoet aan deze normen.

Onze gemeente gaat aan de slag met informatiebeveiliging. Wij hebben daarvoor een projectorganisatie opgericht. Deze projectorganisatie werkt aan de bewustwording bij de medewerkers van onze organisatie. Maar er wordt ook gewerkt aan beleid en werkafspraken over informatiebeveiliging en privacy.

Stand van zaken voorjaar 2017
We hebben gewerkt aan een verbeterde procedure voor de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers in onze organisatie. Dit is ook met het oog op informatieveiligheid belangrijk. Zo zorgen we er bijvoorbeeld voor dat alleen medewerkers die daartoe bevoegd zijn, toegang hebben tot het gemeentehuis en bepaalde systemen.

De gemeente faciliteert plaats- en tijdonafhankelijk werken. Dit moet natuurlijk wel op een veilige manier plaatsvinden, want de gemeente wil zorgvuldig omgaan met gegevens. Daarom hebben we nieuwe afspraken gemaakt over telewerken. We stellen een veilige verbinding beschikbaar voor medewerkers, zodat zij ook buiten het gemeentehuis kunnen werken.

We geven workshops op alle afdelingen over de thema’s informatieveiligheid en privacy, om de bewustwording onder medewerkers te vergroten.

Wij vullen de functies van adviseur informatiebeveiliging (CISO) en Functionaris Gegevensbescherming (functionaris voor het waarborgen van privacy) op dit moment nog in  met een extern adviseur. We willen de functies invullen met eigen interne medewerkers.

Jaarrekening 2017:
In 2017 is er veel aandacht geweest voor de verantwoording op informatieveiligheid. Landelijk is daar een methode met de naam ENSIA voor opgesteld. Met deze methode verantwoorden wij jaarlijks via zelfevaluatie over de status van onze informatieveiligheid. Dit doen we aan u en aan de landelijke toezichthouders. Als onderdeel van deze methode heeft in april 2018 een controle over 2017 plaatsgevonden. Deze controle is gedaan door een auditor. De auditor kijkt of de veiligheidseisen voor Suwinet en DigiD goed zijn uitgevoerd. De gemeente heeft in 2017 in opzet en bestaan voldaan aan de veiligheidseisen die gesteld worden aan Suwinet en DigiD. Uitzondering hierop is één norm voor Suwinet. De gemeente voldoet zelf wel aan de norm, maar de uitbesteding aan het Werkbedrijf Regio Nijmegen voldoet op één norm niet. De gemeente is voor deze uitbestede taak wel verantwoordelijk. Er is een verbeterplan opgesteld, zodat op 1 juli 2018 het werkbedrijf wel aan deze norm zal voldoen.

Wat is Suwinet?
Om te bepalen of een inwoner recht heeft op een uitkering maken wij gebruik van gegevens over het arbeidsverleden en het loon van deze inwoner. Deze gegevens zijn opgeslagen in het landelijke systeem Suwinet. Om Suwinet veilig te kunnen gebruiken moet een gemeente aan een aantal landelijke normen voldoen. Onze gemeente voldoet dus aan deze normen.

Privacy
De gemeente heeft zich in 2017 voorbereid op de komst van de nieuwe Europese privacywet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet gaat in op 25 mei 2018. De wet vereist dat de gemeente anders omgaat met de verwerking van persoonsgegevens.

De gemeente Berg en Dal is in 2017 meer gaan samenwerken met de gemeenten Heumen en Beuningen op het gebied van informatievoorziening en ICT om zich goed voor te bereiden op de nieuwe Europese privacywet. We beschikken samen over meer kennis en menskracht. Dit is ook nodig om te kunnen voldoen aan de nieuwe taken en strenger wordende eisen voor informatieveiligheid en privacy.

Als onderdeel van de ENSIA systematiek is de gemeente ook beoordeeld op het proces en de kwaliteit van de gegevens van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Hier voldoet de gemeente aan de eisen.

We voldoen nog niet voor 100% aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Hiervoor is een meerjarenplan nodig. De gemeente gaat vanaf 2018 jaarlijks een verbeterplan opstellen en uitvoeren volgens een vast stramien. Het Information Security Management System (ISMS) is een management systeem voor informatiebeveiliging. Dit middel zetten we hierbij in.

Kanttekening
Het behalen van 100% veiligheid is onmogelijk. Door ons te richten op de veiligheidseisen en de mogelijke risico’s, kunnen we de risico’s zoveel mogelijk beheersen. Bewustwording binnen de organisatie speelt hierbij een belangrijke rol.

Documentaire informatie voorziening (DIV)
Het hebben en het snel kunnen delen van informatie is tegenwoordig erg belangrijk. Dat geldt ook voor onze gemeente. We doen er veel aan om goede informatie beschikbaar te hebben en om deze informatie op een goede manier te beheren. Steeds vaker is dat digitale informatie.   

In 2016 is de basis gelegd voor het verbeteren van ons archiefbeheer, zowel op papier als digitaal. In de landelijke Archiefregeling staat dat het beheer van het archief moet voldoen aan bepaalde eisen. Bijvoorbeeld dat informatie toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, authentiek, betrouwbaar, volledig en integer hoort te zijn. Om aan deze eisen te voldoen gaan we een kwaliteitssysteem opzetten. Het kwaliteitssysteem bestaat uit een beschrijving van de organisatie en werkafspraken tussen mensen die zich bezig houden met archiefbeheer. In 2017 gaan we onderzoeken welk kwaliteitssysteem het best past bij onze organisatie.

Ook gaan we in 2017 verder met het digitaliseren van ons archief. Zo gaan we alle bouw- en milieuvergunningen van 1940 tot heden digitaal maken. Deze informatie kan daarna eenvoudig geraadpleegd worden via onze website.

Voor het beheer van ons archief werken we samen met het Regionaal Archief Nijmegen. In 2017 evalueren we deze samenwerking.

Stand van zaken voorjaar 2017

We hebben het onderzoek naar het kwaliteitssysteem afgerond. De kaders zijn bekend. De invulling krijgt in kwartaal 2 vorm. Dit is nodig om aan de wettelijke archiefeisen (art 16) te voldoen.

Op dit moment zijn alle bouwvergunningen van de voormalige gemeente Groesbeek en Millingen aan de Rijn digitaal beschikbaar. De digitalisering en ontsluiting van de overige bouw- en milieuvergunningen vindt in 2017 plaats.

We hebben vier opties beschreven voor het beheer van de archieven, die we op dit moment onderzoeken. Eind kwartaal 2 kiezen we voor volledige overdraging van het beheer en advies over de archieven of het in huis houden van deze dienstverlening.

Jaarrekening 2017:
We hebben een kwaliteitsmedewerker DIV aangesteld. Zij is in 2017 gestart om een basis te leggen voor het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem.

Alle bouw- en milieuvergunningen zijn nu digitaal beschikbaar. Deze zijn ook voor de ODRN en Munitax beschikbaar.

De evaluatie van de samenwerking met het Regionaal Archief Nijmegen heeft plaatsgevonden. Het contract is met 1 jaar verlengd.

Gegevensbeheer
De gemeente beheert een aantal belangrijke basisregistraties. In een basisregistratie zijn gegevens opgenomen, die op een betrouwbare en veilige manier kunnen worden ingezien.
Bijvoorbeeld de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en het Handelsregister. De basisregistraties van gemeenten zijn onderling gekoppeld. Zo kunnen veranderingen in deze gegevens eenvoudiger worden uitgewisseld tussen gemeenten en andere overheidsinstanties in Nederland. Het koppelen van de basisregistraties heeft langer geduurd dan verwacht. In 2017 gaan we ook de koppeling van onze interne systemen verbeteren. Daarvoor moeten we verschillende werkprocessen op elkaar afstemmen. Ons doel is om gegevens eenmalig te registreren om ze daarna voor meerdere doeleinden te gebruiken (eenmalige registratie en meervoudig gebruik).
De overgang van de huidige gemeentelijk basisadministratie (GBA)  naar de basisregistratie Personen (BRP) is landelijk uitgesteld tot 2018/2019. De aanbesteding van de BRP doen we samen met gemeenten in de regio.

Stand van zaken voorjaar 2017
Wij verwachten dat de aansluiting op de Landelijke Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) in het begin van het 2e kwartaal 2017 een feit is. Ook zijn we gestart met de voorbereidende werkzaamheden om het geo-berichtenverkeer tussen de BGT en BAG te realiseren.

We werken stap-voor-stap aan een nieuwe “kaartviewer”. Daarmee hebben medewerkers op basis van een kaart direct toegang tot diverse gegevens (adressen, gebouwen, kadastrale gegevens, persoonsgegevens en dergelijken).

Jaarrekening 2017:
In 2017 is besloten dat de (landelijke) overgang van de gemeentelijk basisadministratie (GBA) naar de basisregistratie Personen (BRP) niet doorgaat. De belangrijkste reden om het project te stoppen was de complexheid en de daarmee samenhangende kosten.

In 2017 is er een belangrijke koppeling gerealiseerd tussen de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). De geometrie van (BAG)panden tekenen we nu alleen in de BGT. De BAG is dan afnemer van dit gegeven. De bijbehorende processen zijn daarop aangepast.

Ook is er een koppeling gerealiseerd tussen ons JOIN Postregistratiesysteem en Civision Samenleving. We hoeven dossiers nu nog maar éénmalig te registeren.

De gemeentelijke organisatie heeft de mogelijkheid om diverse gegevens, zoals gegevens uit het Kadaster, het Handelsregister en adressen, te raadplegen in de Kaartviewer en/of in de Makelaar. Het één en ander is afhankelijk van de toegekende autorisatie. We gaan zorgvuldig met deze gegevens om.

Landelijk is vastgesteld welke diensten gemeenten digitaal kunnen regelen en hoe we dat het beste kunnen aanpakken. Voor gemeenten zijn twee notities beschikbaar: “Overheidsbrede dienstverlening 2020” en “Digitaal 2017”. Wij sluiten zo veel mogelijk aan bij deze landelijke doelstelling en kijken steeds wat past bij onze gemeente.

Dit betekent dat we steeds meer dienstverlening digitaliseren. Ook stimuleren we inwoners, bedrijven, verenigingen en instellingen hier gebruik van te maken. Onze gemeentelijke website is daarbij erg belangrijk. Daarom zorgen we er voor dat de informatie op de website leesbaar, actueel en volledig is.

Door de digitalisering kunnen inwoners steeds vaker zelf bepalen waar en wanneer ze iets willen regelen. We zorgen er ook voor dat mensen bij ons aan het loket geholpen worden als ze het  niet digitaal kunnen regelen.

Ook in de komende jaren gaan we meer digitale formulieren op de website aanbieden. We blijven de digitale formulieren die we hebben verbeteren. Verder kunt u als inwoner steeds meer informatie vinden op de website Mijn.overheid.nl. Dit is uw persoonlijke website voor al uw overheidszaken. De gemeente verstuurt al een aantal brieven digitaal via MijnOverheid. Dit worden er steeds meer. Als u een aanvraag hebt gedaan bij de gemeenten gaan we ook  aangeven hoe ver we zijn met de afhandeling van uw aanvraag (statusinformatie). Dit zal waarschijnlijk in 2018 gebeuren.

Stand van zaken voorjaar 2017
Op 14 maart 2017 is de nieuwe website live gegaan. De website past zich aan, aan het apparaat waarmee je de website bekijkt (iPad, telefoon enzovoort). Ook is de structuur van de website logischer en overzichtelijker. Hierbij hebben we gekeken naar de onderwerpen die het meest gezocht worden (op basis van eigen statistieken en informatie van andere gemeenten). Deze meest gezochte onderwerpen staan hoger in de structuur dan minder gezochte onderwerpen.
De nieuwe structuur is ook flexibeler, waardoor we de nieuwe website makkelijker kunnen aanpassen dan de oude website.

Jaarrekening 2017:
Het aantal zaken die online te regelen zijn, is in 2017 weer uitgebreid. De belangrijkste stappen zijn gemaakt op de volgende gebieden:

• Verschillende subsidies zijn online aan te vragen;
• Begrafenisondernemers kunnen online een overlijden doorgeven;
• Een gehandicaptenparkeerkaart is vanaf 2017 online aan te vragen.

Ook is een aantal formulieren voor aanvragen van inkomensregelingen verbeterd. In het formulier is al snel duidelijk of iemand gebruik kan maken van een bepaalde regeling. Als dit niet het geval is beëindigt het systeem de aanvraag. De aanvrager hoeft nu geen overbodige informatie aan te leveren.

Het aantal brieven verstuurd via MijnOverheid is in het afgelopen jaar nog niet uitgebreid.
Naar verwachting zal het in 2018 ook nog niet zal lukken om statusinformatie van aanvragen  op MijnOverheid te kunnen vinden.