Algemeen
Vanaf 2017 moeten we de overheadkosten apart in de begroting en jaarrekening verwerken. Deze verandering staat in de vernieuwing van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten). Hieronder lees je meer over de verandering en wat overhead is.

Wat is overhead?
De commissie BBV legt de overhead uit als alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het primaire proces zijn de kerntaken van de gemeente. Dit zijn de producten en diensten waar de inwoner mee geholpen wordt. Alle kosten die gemaakt worden bij de sturing en ondersteuning hiervan zijn dus overheadkosten.

Wat is er veranderd?
In de oude situatie werden de overheadkosten verzameld op de kostenverdeelstaat. De kosten werden daarna verdeeld over de verschillende programma's. Hierdoor waren de overheadkosten niet apart zichtbaar.

In de nieuwe situatie worden de kosten zoveel mogelijk verzameld op het programma waar ze bij horen. De overheadkosten worden niet meer verdeeld over de programma's. Deze kosten worden verzameld op een apart overzicht overhead en zijn daarmee beter zichtbaar.

Welke Indeling?
In de regelgeving is de overhead verdeeld in vier hoofdgroepen.

1. Loonkosten overhead
   Het gaat hier om de loonkosten van:

1. Leidinggevenden in het primaire proces
2. Financiën, toezicht en controle
3. P&O
4. Inkoopfunctie
5. Communicatiefunctie
6. Juridische zaken
7. Bestuurszaken en bestuursondersteuning
8. Informatievoorziening en automatisering
9. Documentaire informatie voorziening (DIV) / informatiebeheer
10. Facilitaire Zaken en huisvesting
11. Managementondersteuning in het primaire proces

2. ICT-kosten
   Dit zijn bijvoorbeeld de computers, intranet, applicatiebeheer en de Windows software.
3. Huisvestingskosten
   De onderhoudskosten en kapitaallasten (rente en afschrijving) van bijvoorbeeld het gemeentehuis horen hier ook bij.
4. Uitbestedingskosten bedrijfsvoering
   Het gaat hier om uitbesteding van reguliere overheadtaken (bijv. schoonmaak) of inhuur van overheadpersoneel.

Overhead in cijfers
Hieronder staat een overzicht van de overheadkosten in 2017.

De indeling van bovenstaande tabel is nieuw en is hierdoor dan ook niet goed vergelijkbaar met voorgaande jaren.

ad 1 Loonkosten overhead
In deze raming zijn naast de directe loonkosten ook opgenomen:
- de kosten van participatiebanen;
- diverse kosten, waaronder opleidingen, abonnementen, vakliteratuur en lidmaatschappen.

ad 2 ICT-kosten
In deze raming zijn onder meer opgenomen:
- kosten van onderhoud software;
- leasekosten van de PC's;
- bijdrage aan de IRVN (ICT Rijk van Nijmegen).

ad 3 Huisvestingskosten
In deze raming zijn opgenomen:
- kosten gemeentehuis in Groesbeek;
- kosten voormalige gemeentehuis in Ubbergen.

ad 4 Uitbestedingskosten bedrijfsvoering
In deze raming zijn opgenomen:
- stelpost inhuur
- stelpost flexibele schil
Een stelpost is een raming/reservering voor uitgaven waarvan we nog niet weten waar die precies thuishoren. Een voorbeeld hiervan is de stelpost voor inhuur. Deze wordt ingezet als vervanging bij uitval van een zieke medewerker of bij het opvangen van werkzaamheden als er een vacature niet kan worden ingevuld. Bij de raming van zo'n stelpost inhuur weten wij wel vooraf dat, deze nodig is maar niet door welke afdelingen dit budget ingezet gaat worden. We kunnen daarom deze ramingen niet vooraf toerekenen aan de programma's. Dat is de reden dat deze meegenomen zijn in de overhead. In de loop van het jaar wordt duidelijk waar deze middelen worden ingezet.
Daarnaast is er een flexibele schil, dat zijn middelen (mensen en geld) die we vanuit de flexibele schil inzetten om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen.

Toerekening aan projecten/grondexploitatie
Een deel van de overheadkosten kan worden toegerekend aan de projecten/grondexploitatie. Deze overheadkosten drukken daardoor niet op het begrotingssaldo.

Onze organisatiekosten, waaronder de kosten van ons personeel, verdelen wij op basis van tijdbesteding. In het verleden werd deze tijdbesteding vooraf ingeschat en de werkelijke kosten werden achteraf op basis van tijdschrijven verdeeld.

Alle organisatiekosten werden op deze manier toegerekend aan de exploitatie of aan projecten. Bij toerekening aan de exploitatie werd het begrotingssaldo (overschot of tekort) beïnvloed. Bij toerekening aan projecten werden deze kosten onderdeel van de totale investering, en daardoor dus verdeeld over meerdere jaren.

Vanaf  de begroting 2017 hebben we alle kosten van projecten als een investering gezien. Een deel van deze projectkosten valt in één jaar en kunnen we niet toerekenen aan een investering. Deze kosten kunnen we niet over meerdere jaren verdelen en komen dus in de exploitatie terecht. Dit moeten we corrigeren. Dit veroorzaakt een extra last in de exploitatie.

Dit heeft verder geen gevolgen voor de formatie. De medewerkers voeren nog steeds  werkzaamheden aan projecten uit, alleen worden deze anders verantwoord.

Opslag overhead
Tot en met 2016 verdeelden wij de kosten van overhead via het integraal (all-in) uurtarief van onze medewerkers. Via dit uurtarief rekenden wij de kosten door aan de programma's.
Vanaf 2017 mogen de overheadkosten niet meer worden verdeeld, maar moeten in de begroting apart zichtbaar gemaakt worden. Dat gebeurt in dit hoofdstuk.
De kosten die we doorrekenen aan de programma's mogen alleen nog maar zogenaamde directe kosten zijn en dat is overhead niet.

Bij het berekenen van kostendekkendheid (bij tarieven) mag echter wel een opslag voor overhead worden meegenomen, zodat de kosten juist en volledig zijn. De kosten worden dan verhoogd met een percentage voor de overhead.
Bij de begroting is het opslagpercentage voor 2017 berekend op 122,37%. Volgens onze Financiële verordening berekenen we dit percentage niet opnieuw bij de jaarrekening.

Voor meer informatie over de organisatie en de bedrijfsvoering verwijzen wij je naar de paragraaf Bedrijfsvoering.